KPPN Palopo Terapkan Inovasi Layanan Prima Di Era New Normal

74

OLEH: Jumading

Sejak WHO menetapkan Corona Virus Disease 19 (Covid 19) sebagai pandemi global pada bulan Maret 2020 jumlah kasus Covid 19 di Indonesia hingga tanggal 23 November 2020 kasus positif sejumlah 502.110 orang, sembuh sebanyak 422.386 orang dan yang meninggal sebanyak 16.002 orang. Pandemi ini menimbulkan dampak negatif pada berbagai sektor.

***

Beberapa sektor yang paling merasakan dampak atas pandemi antara lain sektor kesehatan, ekonomi, sosial, pendidikan dan pelayanan publik. Pada sektor pelayanan publik dampak yang ditimbulkan bergantung jenis layanan yang diberikan kepada masyarakat. Menurut Mahmudi (2010:223-224) mengemukakan bahwa pelayanan publik adalah segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan publik dan pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Sesuai Undang-undang Nomor 25 tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik, jenis pelayanan publik dibagi atas tiga kelompok, yaitu pertama pelayanan barang publik, kedua pelayanan jasa publik dan ketiga pelayanan administrasi. Jenis pelayanan yang paling berdampak dengan adanya pandemi ini adalah pelayanan atas barang publik, sedangkan pelayanan jasa dan administrasi tidak terlalu merasakan dampaknya. Tantangan pelayanan publik di masa pandemi Covid 19 semakin berat. Instansi pemerintah dituntut untuk tetap memberikan pelayanan berkualitas sesuai standar pelayanan yang telah ditetapkan, dan dalam memberikan pelayanan kepada stakeholder harus tetap menjaga dan menerapkan protokol kesehatan ketat untuk menutup mata rantai penyebaran virus corona.
Di tengah kondisi seperti ini mau tidak mau, suka tidak suka instansi pemerintah harus mencari solusi. Apalagi di era disrupsi ini penggunaan teknologi informasi menjadi sesuatu yang lumrah. Oleh karena itu KPPN Palopo sebagai unit vertikal Kementerian Keuangan Direktorat Jenderal Perbendaharaan telah melakukan berbagai upaya untuk selalu menjaga pelayanan prima dengan tetap memperhatikan protokol kesehatan selama era new normal pandemi Covid 19. Guna tetap eksis dengan layanan prima kepada mitra kerjanya, KPPN Palopo memberikan kemudahan melalui inovasi pemanfaatan teknologi informasi dengan cara menerapkan beberapa aplikasi antara lain:

Layanan aplikasi eSPM (elektronik SPM)

Sebelum pandemi Covid 19 layanan penyampaian SPM dilakukan dengan tatap muka secara langsung. Petugas Pengantar SPM satuan kerja yang telah memiliki KIPS mengantar langsung dokumen SPM beserta lampirannya ke KPPN. Selanjutnya dilakukan konversi dan validasi atas SPM tersebut oleh petugas KPPN. Setelah proses konversi dan validasi SPM selesai, selanjutnya penyelesaian SPM pada Seksi Pencairan Dana hingga proses persetujuan tagihan pada Seksi Bank diproses melalui aplikasi Sistem Perbendaharaan dan Anggaran (SPAN).
Pada masa pandemi Covid 19, sesuai Surat Edaran Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor SE-31/PB/2020 mekanisme pengiriman dokumen tagihan ke KPPN dilakukan secara elektronik melalui aplikasi eSPM (elektronik SPM). Aplikasi eSPM berbasis web sebagai media perantara pengiriman ADK SPM, SPM koreksi, RPD Harian, Kontrak, LPJ Bendahara, Gaji serta softcopy dokumen dari satker ke KPPN. Manfaat penerapan aplikasi ini sangat membantu satker karena petugas satker tidak direpotkan lagi untuk mengantar langsung SPM ke KPPN. Adapun proses penyelesaian SPM menjadi SP2D pada KPPN tidak mengalami perubahan yaitu tetap menggunakan aplikasi SPAN.
Layanan aplikasi SPRINT (Sistem Pengelolaan Rekening Terintegrasi)
SPRINT (Sistem Pengelolaan Rekening Terintegrasi) adalah aplikasi yang digunakan untuk keperluan pelaporan pertanggungjawaban bendahara (LPJ) dan pengelolaan rekening berupa pembukaan, penutupan dan pelaporan rekening. Aplikasi SPRINT sudah digunakan sebelum pandemi Covid 19, namun sejak pandemi ini terdapat update aplikasi yaitu penambahan fitur upload dokumen softcopy LPJ, yang pada versi sebelumnya satker hanya mengupload ADK LPJ. Adapun proses pengelolaan rekening oleh satuan kerja pada aplikasi ini, satuan kerja dapat mengusulkan permohonan pembukaan, penutupan dan pelaporan rekening dengan mengupload softcopy dokumen. Selanjutnya KPPN memproses usulan tersebut dengan menyetujui/menolak serta mengupload persetujuan/penolakan pembukaan rekening dimaksud. Saat penggunaan aplikasi SPRINT tidak ada lagi layanan tatap muka antara petugas KPPN dengan Petugas Satker dalam pengelolaan rekening.

Layanan aplikasi eRekon&LK

Aplikasi eRekon&LK adalah aplikasi berbasis web yang dikembangkan dalam rangka proses rekonsiliasi data transaksi keuangan dan penyusunan laporan keuangan kementerian/lembaga. Aplikasi eRekon memiliki 2 fungsi yaitu rekonsiliasi dan penyusunan laporan keuangan. Rekonsiliasi dimaksudkan untuk proses pencocokan data transaksi keuangan yang diproses pada system/subsystem yang berbeda berdasarkan dokumen sumber yang sama. Rekonsiliasi dilaksanakan untuk mengidentifikasi kemungkinan terjadi perbedaan pencatatan yang dapat berdampak pada validitas dan keakuratan data yang disajikan pada laporan keuangan. Aplikasi eRekon&LK berbasis web pada KPPN Palopo sudah digunakan sejak tahun 2017 jauh sebelum pandemi Covid 19, sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 104/PMK.05/2017. Output layanan eRekon&LK adalah Berita Acara Rekonsiliasi antara KPPN dengan satuan kerja yang ditandatangani secara elektronik. Proses rekonsiliasi hingga menghasilkan berita acara rekonsiliasi dilakukan secara mandiri oleh satker tanpa layanan tatap muka langsung dengan petugas KPPN. Untuk mendukung komunikasi antara petugas rekon “perek” KPPN dengan petugas rekon satker pada aplikasi eRekon&LK G3 telah dilengkapi fitur SMS.
Penggunaan teknologi informasi dalam pelayanan publik dimaksudkan agar pelayanan menjadi lebih efisien dan efektif. Untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif adalah dua hal yang tidak dapat dipisahkan termasuk dalam memberikan pelayanan. Mungkin saja suatu pelayanan sudah efisien tetapi belum efektif atau sudah efektif namun belum efisien. Efisien cenderung dikaitkan dengan sumber daya yang digunakan sedangkan efektif berkaitan dengan dampak atau tujuan yang akan dicapai. Seperti halnya pelayanan pada KPPN Palopo dengan penggunaan aplikasi eSPM, SPRINT dan eRekon. Layanan tanpa tatap muka berdampak positif pada efisiensi belanja perjalanan dinas. Penggunaan aplikasi juga mengurangi penggunaan kertas/less paper karena penyampaian dokumen ke KPPN dilakukan hanya dengan upload softcopy sehingga terdapat efisiensi belanja kertas dan alat tulis kantor (ATK). Manfaat yang tak kalah penting adalah efisiensi waktu bagi petugas satker dan petugas KPPN. Satker dapat mengakses layanan/aplikasi dimanapun sepanjang ada koneksi internet, bahkan di rumah/work from home dapat menyelesaikan atau memproses pekerjaan.
Selanjutnya penggunaan teknologi informasi sangat efektif dalam mencapai kinerja suatu organisasi. Penggunaan teknologi informasi mengurangi pekerjaan klerikal baik pada satuan kerja maupun pada KPPN, sehingga kesalahan kecil dapat diminimalkan dalam pencapaian kinerja. Saat ini penggunaan teknologi informasi dalam skala luas bukan hanya sekadar menghilangkan pekerjaan klerikal tetapi sudah lebih jauh pemanfaatannya. Penggunaan teknologi informasi sudah digunakan untuk mencegah pemalsuan/penggandaan dokumen dari pihak yang tidak bertanggunjawab. Seperti pada layanan KPPN penggunaan eSPM dapat menghindari terjadinya pemalsuan SPM, dan penerapan layanan tandatangan elektronik pada berita acara rekon serta seluruh surat-surat keluar pada KPPN Palopo.
Menteri Keuangan Sri Mulyani Indrawati telah mendorong pelaksanaan flexible working space (FWS) yang penerapannya dilakukan dengan bekerja dari rumah/work from home (WFH) atau WFHbase. Sejak Implementasi FWS pada KPPN Palopo layanan tatap muka dibatasi. Untuk layanan konsultasi atau layanan penting lainnya masih dapat dilakukan tatap muka secara terbatas dengan tetap mengikuti protokol kesehatan atau menggunakan media lain yang telah diinformasikan kepada mitra kerja. Pembatasan pelayanan ini dimaksudkan untuk mendukung program pemerintah dalam memutus mata rantai penularan virus corona, terutama saat Kota Palopo dinyatakan sebagai zona kuning penyebaran Covid-19.
Menjadi pertanyaan adalah bagaimana dengan penyampaian hardcopy atas dokumen SPM, Laporan Pertanggungjawaban Bendahara dan Laporan Keuangan. Apakah masih perlu disampaikan ke KPPN? Ketiga layanan di atas masih mensyaratkan penyampaian hardcopy ke KPPN sebagaimana Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku. Sesuai surat Edaran Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor SE-94/PB/2020 bahwa penyampaian hardcopy SPM/SP3B BLU/MPHL-BJS atau SP2HL/SP4HL atau APD PL/SKP-L/C bertanda tangan masih dipersyaratkan, begitu juga dengan SOP terkait penyampaian LPJ dan Penyampaian Laporan Keuangan belum ada perubahan. Mengingat aplikasi sudah memfasilitasi penyampaian dokumen softcopy seyogyanya persyaratan hardcopy dapat ditiadakan. Salah satu pertimbangan hal ini bahwa tanggung jawab pelaksanaan anggaran adalah wewenang menteri/pimpinan lembaga selaku pengguna anggaran yang pelaksanaannya dilakukan oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) pada satuan kerja. Seperti halnya penyampaian dokumen hardcopy SP2D ke bank operasional, sejak implementasi SPAN telah ditiadakan.
Penggunaan teknologi informasi dalam layanan publik terutama saat pandemi sangat dibutuhkan, selain berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelayanan juga memutus mata rantai penularan virus. Saat pandemi diharapkan satuan kerja/OPD senantiasa mencari solusi dan inovasi dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.(*)

*) Penulis adalah Kepala Subbagian Umum KPPN Palopo